Pentingnya benchmarking dalam meningkatkan mutu sekolah

Sahabat laman24.com yang budiman! Pada awalnya, benchmarking hanya dikenal di dunia bisnis dan ekonomi saja. Namun seiring dengan perkembangan zaman, saat ini benchmarking telah diadopsi oleh berbagai lembaga pendidikan di luar negeri, sebagai upaya untuk meningkatkan mutu pendidikan. Definisi benchmarking baik di bidang bisnis maupun pendidikan pada hakikatnya adalah sama. Definisi benchmarking dalam bidang bisnis adalah sebagaimana yang dikemukakan oleh Watson (1997), yang menyatakan bahwa benchmarking merupakan kegiatan pencarian secara berkesinambungan dan penerapan secara nyata praktik-praktik yang lebih baik   yang mengarah pada kinerja kompetitif dan unggul.

Hal senada juga diungkapkan oleh David Kearns, Chief Executive Officer (CEO) Xerox, yang menyatakan bahwa benchmarking adalah suatu proses pengukuran secara terus-menerus atas produk, jasa dan tata cara kita terhadap pesaing yang terkuat atau badan usaha lain yang dikenal sebagai yang terbaik.

Sahabat laman24.com yang budiman! Salah satu cara untuk meningkatkan kualitas pendidikan di sekolah adalah dengan cara melakukan benchmarking antara satu sekolah dengan sekolah lain yang lebih unggul.  Secara umum, benchmarking adalah  proses pengukuran kinerja sebuah organisasi secara konsisten dan berkesinambungan  yang bertujuan untuk melaksanakan perbaikan kinerja internal dan eksternal dengan cara mengidentifikasi dan mengadaptasi keunggulan dan kelebihan organisasi lain. 

Pelaksanaan dari proses perbaikan  biasanya digunakan dalam manajemen mutu/manajemen strategis dimana suatu unit/bagian/organisasi mengukur dan membandingkan kinerjanya terhadap aktivitas atau kegiatan serupa unit/bagian/organisasi lain yang sejenis baik secara internal maupun eksternal.

Proses tersebut akan sangat bermanfaat bagi peningkatan kinerja suatu organisasi agar organisasi tersebut tetap kompetitif dan produktif seiring dengan semakin ketatnya persaingan sesama perusahaan sejenis.

Sahabat laman24.com yang budiman! Benchmarking dalam lingkup pendidikan merupakan suatu aktivitas di mana suatu organisasi (sekolah) mengadakan evaluasi diri secara terus menerus, dengan membandingkan dirinya dengan organisasi (sekolah) lain yang terbaik, sehingga organisasi (sekolah) tersebut dapat mengidentifikasi, mengadopsi dan mengaplikasikan praktik-praktik yang lebih baik secara signifikan. Dengan kata lain, praktik-praktik yang telah dilakukan oleh organisasi (sekolah) terbaik tersebut digunakan sebagai patokan (benchmark atau patok duga) atau standar kinerja normatif oleh organisasi (sekolah) yang ingin memperbaikinya.

Secara sederhana benchmarking dalam pendidikan merupakan suatu  proses mengadaptasi keunggulan dan kelebihan suatu sekolah dalam bentuk visi misi, standar mutu sekolah, pengembangan kurikulum,  program kerja sekolah, tim manajemen mutu, standar pengelolaan, standar pendidik dan tenaga kependidikan (PTK), standar sarana prasarana, standar kompetensi lulusan, strategi pengembangan sekolah, jejak alumni,  standar pelayanan, ataupun  proses belajar mengajar yang terjadi di sekolah tersebut  untuk di adaptasi dan dikembangkan di sekolah lain.

Sahabat laman24.com yang budiman! Melakukan benchmarking berarti kita mempelajari sesuatu dari sekolah lain lain tentang apa yang benar dari mereka untuk di tiru dan di contoh. Melihat kembali kekurangan sekolah yang kita miliki untuk melakukan perbaikan, mengukur kemampuan sekolah kita untuk menjadi sekolah  terbaik diantara sekolah-sekolah lain yang sejenis dengan sekolah kita.

Melakukan benchmarking berarti kita juga melakukan proses yang berkelanjutan untuk mengukur produk, layanan, dan praktik yang lebih baik lagi terhadap pesaing /kompetitor terberat kita.

Benchmarking adalah wujud rendah hati sekolah kita untuk mengakui bahwa orang lain dan sekolah lain  lain lebih baik dalam beberapa bagian tertentu dan rasa rendah hati kita untuk mempelajari dan mencoba mencocokkan cara dan metode yang sama dengan organisasi kita sehingga menghasilkan output yang sama atau bahkan melampui mereka.

Sahabat laman24.com yang budiman! Dalam manajemen mutu, semua fungsi manajemen yang dijalankan oleh para manajer pendidikan di sekolah (kepala sekolah) diarahkan untuk dapat memberikan kepuasan kepada para pelanggannya (customer), terutama kepada pelanggan eksternal, seperti: siswa, orangtua, masyarakat pemakai lulusan ataupun seluruh stake holder pendidikan. Dalam upaya memberikan kepuasan kepada pelanggan tersebut diperlukan suatu patokan atau standar tertentu sebagai kriteria, dan layanan pendidikan yang diberikan seharusnya sesuai atau jika mungkin dapat melampaui kriteria minimal tersebut.

Semua fungsi manajemen pendidikan diarahkan agar semua layanan pendidikan yang diberikan tersebut paling tidak memenuhi atau jika memungkinkan dapat melebihi harapan pelanggan atau customer yang tercermin dari kriteria minimal tersebut. Penjaminan mutu (Quality Assurance) adalah upaya  pengelolaan mutu yang dilakukan oleh pihak internal sekolah, dalam rangka untuk memberikan jaminan bahwa semua aspek yang terkait dengan layanan pendidikan yang diberikan oleh suatu lembaga atau satuan pendidikan tertentu dapat mencapai suatu standar mutu tertentu. 

Sahabat laman24.com yang budiman! Upaya peningkatan mutu pendidikan pada dasarnya telah lama menjadi prioritas dalam pembangunan bidang pendidikan di Indonesia, terutama sejak akhir tahun 1970-an, yaitu sejak pemerintah berhasil melaksanakan program pemerataan kesempatan pendidikan (khususnya pada tingkat Sekolah Dasar). Program peningkatan mutu di Sekolah Dasar, pertama kali dilakukan pada tahun 1978, yang diorientasikan pada peningkatan prestasi hasil belajar siswa melalui peningkatan kualitas proses belajar mengajar (PBM).

Upaya peningkatan kualitas PBM tersebut dilakukan melalui peningkatan kualifikasi guru, pengadaan buku ajar, reorientasi kurikulum dan peningkatan sarana serta prasarana pendukung. Namun demikian, keberhasilan dari berbagai upaya peningkatan mutu tersebut belum menggembirakan, karena berbagai indikator mutu pendidikan belum menunjukkan adanya peningkatan yang berarti. Upaya peningkatan mutu pendidikan tidak dapat dilepaskan keterkaitannya dengan manajemen mutu pendidikan.

Sementara itu, penjaminan mutu (Quality Assurance) adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga konsumen, produsen,  7 dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan (Depdiknas, 2003). Sedangkan pelaksanaan penjaminan mutu sekolah terutama harus dilakukan oleh pihak internal sekolah yang bersangkutan sebagai bagian dari proses manajemen mutu. Dalam hal yang senada, Tom Vroeijenstijn (2002), mendefinisikan penjaminan mutu (QA) dengan “Continuous attention to reality for improvement and enhancement” dengan tiga pertanyaan dasar, yaitu: (1) Are we doing the right things?, (2) In the right way?, dan (3) Achieve the right goals?.

Sahabat laman24.com yang budiman! penjaminan mutu pendidikan adalah program untuk melaksanakan pemantauan, evaluasi dan koreksi sebagai tindakan  penyempurnaan, atau peningkatan mutu yang dilakukan secara kontinyu dan sistematis terhadap semua aspek pendidikan (sarana/prasarana, pengelolaan, kepemimpinan, maupun proses pembelajaran dan hasil) dalam rangka pencapaian standar yang telah ditetapkan.

Ruang lingkup penjaminan mutu sekolah, meliputi penjaminan mutu terhadap komponen-komponen sistem pendidikan, yaitu: (1) input, baik input peserta didik, guru, tenaga kependidikan maupun sumber daya yang lain, (2) proses, baik proses manajemen sekolah (termasuk pengembangan kultur sekolah) maupun proses pembelajaran dan penilaian, (3) produk atau hasil, terutama penjaminan terhadap kualitas output yang dihasilkan oleh sekolah, dan penjaminan mutu sekolah sebagai suatu sistem secara keseluruhan, dan (4) outcomes, terutama penjaminan mutu mengenai relevansi kualitas lulusan dari suatu satuan pendidikan dengan kebutuhan. Perbaikan mutu pendidikan diantaranya juga dapat dilakukan dengan menerapkan benchmarking dengan menggunakan suatu kriteria.

                                                          Siklus benchmarking

Sahabat laman24.com yang budiman! Siklus dan proses sebuah benchmarking akan terlihat dari bagan berikut ini:

                                                           Penjelasan siklus benchmarking

1.Menentukan apa yang akan di-benchmark

Sahabat laman24.com yang budiman! Ternyata hampir segala hal dapat di-benchmark: suatu proses lama yang memerlukan perbaikan; suatu permasalahan yang memerlukan solusi; suatu perancangan proses baru; suatu proses yang upaya-upaya perbaikannya selama ini belum berhasil. Perlu dibentuk suatu Tim Peningkatan Mutu yang akan menyelidiki proses dan permasalahannya. Tim ini akan mendefinisikan proses yang menjadi target, batas-batasnya, operasi-operasi yang dicakup dan urutannya, dan masukan (input) serta keluarannya (output).

2.Menentukan apa yang akan diukur

Sahabat laman24.com yang budiman! Ukuran atau standar yang dipilih untuk dilakukan benchmark-nya harus yang paling kritis dan besar kontribusinya terhadap perbaikan dan peningkatan mutu. Tim yang bertugas me-review elemen-elemen dalam proses dalam suatu bagan alir dan melakukan diskusi tentang ukuran dan standar yang menjadi fokus.

Contoh-contoh ukuran adalah misalnya durasi waktu penyelesaian, waktu penyelesaian untuk setiap elemen kerja, waktu untuk setiap titik pengambilan keputusan, variasi-variasi waktu, jumlah aliran balik atau pengulangan, dan kemungkinankemungkinan terjadinya kesalahan pada setiap elemennya. Jika memang ada pihak lain (internal dan eksternal) yang berkepentingan terhadap proses ini maka tuntutan atau kebutuhan (requirements) mereka harus dimasukkan atau diakomodasikan dalam tahap ini.

Tim yang bertugas dapat pula melakukan wawancara dengan pihak yang berkepentingan terhadap proses tersebut (dapat pula dipandang sebagai pelanggan) tentang tuntutan dan kebutuhan mereka dan menghubungkan atau mengkaitkan tuntutan tersebut kepada ukuran dan standar kinerja proses. Tim kemudian menentukan ukuran-ukuran atau standar yang paling kritis yang akan secara signifikan meningkatkan mutu proses dan hasilnya. Juga dipilih informasi seperti apa yang diperlukan dalam proses benchmarking ini dari organisasi lain yang menjadi tujuan benchmarking.

3.Menentukan kepada siapa akan dilakukan benchmark

Sahabat laman24.com yang budiman! Tim Peningkatan Mutu kemudian menentukan organisasi yang akan menjadi tujuan benchmarking ini. Pertimbangan yang perlu adalah tentunya memilih organisasi lain tersebut yang memang dipandang mempunyai reputasi baik bahkan terbaik dalam kategori ini.

4.Pengumpulan Data/Kunjungan

Sahabat laman24.com yang budiman! Tim Peningkatan Mutu mengumpulkan data tentang ukuran dan yang telah dipilih terhadap organisasi yang akan di-benchmark. Pencarian informasi ini dapat dimulai dengan yang telah dipublikasikan: misalkan hasil-hasil studi, survei pasar, survei pelanggan, jurnal, majalah dan lain-lain. Barangkali juga ada lembaga yang menyediakan bank data tentang benchmarking untuk beberapa aspek dan kategori tertentu.

Tim dapat juga merancang dan mengirimkan kuesioner kepada lembaga yang akan di-benchmark, baik itu merupakan satu-satunya cara mendapatkan data dan informasi atau sebagai pendahuluan sebelum nantinya dilakukan kunjungan langsung.

Pada saat kunjungan langsung (site visit), tim benchmarking mengamati proses yang menggunakan ukuran dan standar yang berkaitan dengan data internal yang telah diidentifikasi dan dikumpulkan sebelumnya.

Tentu akan lebih baik jika ada beberapa obyek atau proses yang dikunjungi sehingga informasi yang didapat akan lebih lengkap. Asumsi yang perlu diketahui adalah bahwa organisasi atau lembaga yang dikunjungi mempunyai keinginan yang sama untuk mendapatkan informasi yang sejenis dari lembaga yang mengunjunginya yaitu adanya keinginan timbal balik untuk saling mem-benchmark.

Para pelaku benchmarking telah dapat menyimpulkan bahwa kunjungan langsung kepada organisasi dengan praktik terbaik dapat menghasilkan pandangan dan pemahaman yang jauh lebih dalam dibandingkan dengan cara-cara pengumpulan data yang manapun. Kunjungan ini memungkinkan kita untuk secara langsung berhubungan dengan “pemilik proses” yaitu orang-orang yang benar-benar menjalankan atau mengelola proses tersebut.

5. Analisis Data

Sahabat laman24.com yang budiman! Tim Peningkatan Mutu kemudian membandingkan data yang diperoleh dari proses yang di-benchmark dengan data proses yang dimiliki (internal) untuk menentukan adanya kesenjangan (gap) di antara mereka. Tentu juga perlu membandingkan situasi kualitatif misalnya tentang sistem, prosedur, organisasi, dan sikap.

Tim mengindentifikasi mengapa terjadi kesenjangan (perbedaan) dan apa saja yang dapat dipelajari dari situasi ini. Satu hal yang sangat penting adalah menghindari sikap penolakan; jika memang ada perbedaan yang nyata maka kenyataan itu harus dapat diterima dan kemudian disadari bahwa harus ada hal-hal yang diperbaiki.

6. Merumuskan Tujuan dan Rencana Tindakan

Sahabat laman24.com yang budiman! Tim Peningkatan Mutu menentukan target perbaikan terhadap proses. Target-target ini harus dapat dicapai dan realistis dalam pengertian waktu, sumber daya, dan kemampuan yang ada saat ini; juga sebaiknya terukur, spesifik, dan didukung oleh manajemen dan orang-orang yang bekerja dalam proses tersebut.

Kemudian tim dapat diperluas dengan melibatkan multidisiplin yang akan memecahkan persoalan dan mengembangkan suatu rencana untuk memantapkan tindakan spesifik yang akan diambil, tahapan-tahapan waktunya, dan siapa-siapa yang harus bertanggung jawab.

Hasil ini akan diserahkan kepada para pelaksana penjaminan mutu (executive) untuk kemudian memantau kemajuan dan mengidentifikasi persoalan-persoalan yang timbul. Ukuran dan standar dievaluasi secara bertahap, barangkali diperlukan penyesuaian-penyesuaian terhadap rencana untuk dapat mengatasi halangan dan persoalan yang muncul. Juga para pelaksana memerlukan umpan balik dari mereka yang berkepentingan terhadap proses dan hasilnya (stakeholders).

Kesenjangan standar mungkin saja tidak dapat dihilangkan karena target organisasi terus saja berkembang dan memperbaiki diri. Yang lebih penting dari semata-mata mengejar kesenjangan adalah menjadikan benchmarking sebagai suatu kebiasaan, yang akan mendorong untuk terus memperbaiki diri. Jika perlu bahkan dapat dibuat atau dibentuk suatu departemen atau divisi tersendiri yang bertanggung jawab melaksanakan benchmarking secara terus menerus (berkelanjutan).

Proses benchmarking ini mempunyai banyak keuntungan. Benchmarking mendorong terciptanya suatu budaya perbaikan terus menerus, menghargai orang lain dan prestasinya dan membangun indera dan intuisi akan pentingnya perbaikan yang dijalankan terus menerus tersebut. Jika suatu jaringan dan kemitraan dalam benchmarking telah terbentuk maka berbagai praktik baik dan terbaik dapat saling dibagi di antara mereka.

1.Evaluasi diri (self-assessment)

Self assessment dilakukan dengan mengkaji serta mendokumentasikan visi dan misi, praktik penyelenggaraan pendidikan untuk mewujudkan visi dan misi, dan keberhasilan yang telah dapat dicapai oleh  sekolah yang bersangkutan. Sedangkan hal-hal yang perlu dikaji minimal menyangkut Sembilan komponen evaluasi diri yang telah digariskan oleh Badan Akreditasi Sekolah, yang meliputi: (a) kurikulum dan pembelajaran, (b) administrasi dan manajemen sekolah, (c) organisasi kelembagaan sekolah, (d) sarana dan prasarana, (e) ketenagaan, (f) pembiayaan, (g) peserta didik, (h) peran serta masyarakat, dan (i) lingkungan dan budaya sekolah (BASNAS, 2004).

2.Perbandingan (comparison)

Mengidentifikasi organisasi (sekolah) yang patut dicontoh, serta menentukan organisasi mana yang akan dijadikan partner dalam melakukan benchmarking.

3.Analisis dan adaptasi

Melakukan refleksi mengapa organisasi (sekolah) anda memperoleh hasil yang kurang baik, sementara organisasi (sekolah) lain hasilnya lebih baik.

4.Rencanakan dan implementasikan

Memikirkan secara cermat tindakan apa yang perlu dilakukan, komunikasikan (sosialisasikan) alternatifalternatif terbaik kepada semua warga sekolah, galang dukungan, dan lakukan tindakan yang telah dirancang untuk mencapai perbaikan.

5.Umpan balik dan evaluasi

Mengamati dan menilai secara cermat apa yang telah dilakukan dan hasil yang telah dapat dicapai.

Pada studi benchmarking mutu pendidikan yang dilakukan oleh Puspendik ini, benchmarking dilakukan melalui: (1) internal benchmarking, yaitu dengan melakukan penilaian terhadap pemenuhan terhadap delapan standar nasional pendidikan yang telah ditetapkan, dan penilaian terhadap pencapaian Standar Kompetensi Lulusan, yang didasarkan pada soal-soal UN, dan (2) competitive benchmarking, yang didasarkan pada perbandingan internasional.

                                                 Jenis-jenis benchmarking

Sahabat laman24.com yang budiman! Bencmarking dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, yakni:

1.Strategic Benchmarking,
Mengamati dan mempelajari bagaimana suatu sekolah dapat mengungguli sekolah lainnya.

2.Process Benchmarking,
Membandingkan proses-proses kerja suatu sekolah sehingga sekolah tersebut dapat mengungguli sekolah lainnya.

3.Functional Benchmarking,
Melakukan perbandingan  fungsi kerja sebuah sekolah sehingga sekolah tersebut dapat mengungguli sekolah lainnnya..

4.Performance Benchmarking,
Mencari perbandingan mengapa kinerja suatu sekolah lebih unggul dari sekolah lainnya..

5.Product Benchmarking
Mencari perbandingan mengapa out put sekolah unggul lebih baik dari sekolah lain  sehingga akan mengetahui letak kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness).

6.Financial Benchmarking,
Membandingkan kekuatan finansial sebuah sekolah unggul untuk mengetahui daya saingnya.

                                         Langkah dan tahapan dalam benchmarking

1.Pilih salah satu standar dari 8 standar pendidikan di sebuah sekolah unggul  untuk dijadikan tolok ukur.
2.Tentukan standar untuk sekolah kita (patokan yang kita buat boleh lebih tinggi dari sekolah unggul unggul yang kita benchmark)
3.Kumpulkan informasi tentang kinerja internal mereka, atau metrik;
4.Bandingkan data dari kedua sekolah untuk mengidentifikasi kesenjangan dalam kinerja sekolah kita.
5.Adopsi proses dan kebijakan yang berlaku di antara pada sekolah unggul tersebut.

Sementara, Robert Camp dalam bukunya Metodologi Benchmarking yang diterbitkan pada tahun 1989 mengemukakan 12 tahapan benchmarking, yaitu :

1.Memilih subyek
2.Menentukan proses
3.Mengidentifikasikan mitra yang berpotensi untuk dibandingkan
4.Mengidentifikasikan sumber data
5.Mengumpulkan data-data dan memilih mitra untuk dibandingkan
6.Menentukan kesenjangannya
7.Menetapkan perbedaan proses
8.Target kinerja yang diharapkan
9.Melakukan Komunikasi
10.Penyesuaian Tujuan
11.Menerapkan
12.Meninjau ulang dan penyesuaian ulang

Fenomena dalam dunia pendidikan yang terjadi saat ini terkadang agak bertentangan dengan konsep benchmarking. Banyak kegiatan studi banding yang dilakukan antara suatu sekolah dengan sekolah lain dalam rangka capaian prestasi atau keunggulan dan kelebihan sebuah sekolah. Tetapi setelah kegiatan studi banding tersebut, sangat jarang terjadi proses adaptasi dan adopsi dari sekolah unggul yang dikunjungi, sehingga konsep benchmarking tidak berjalan baik.

Mudah-mudahan tulisan ini akan membantu untuk merubah mindset kita tentang benchmarking dalam dunia pendidikan. Tetap optimis untuk menjadi yang terbaik.

Salam inspirasi dari laman24.com!