Kemajuan perkembangan dunia perpustakaan didukung oleh perkembangan teknologi informasi dan pemanfaatannya yang telah merambah ke berbagai bidang. Dari segi data dan dokumen yang disimpan di perpustakaan, dimulai dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog, kemudian muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog (index).
Sahabat laman24.com yang budiman! Koleksi perpustakaan juga mulai dialihmediakan ke bentuk elektronik yang lebih tidak memakan tempat dan mudah ditemukan kembali. Ini adalah perkembangan mutakhir dari perpustakaan, yaitu dengan munculnya perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan komputer (internet).
Selama dekade 1950-an dan 1960-an keterbukaan akses terhadap koleksi perpustakaan terus diusahakan oleh peneliti, pustakawan, dan pihak-pihak lain, tetapi teknologi yang ada belum cukup menunjang.
Sahabat laman24.com yang budiman! Pada awal 1980-an fungsi-fungsi perpustakaan telah diotomasi melalui perangkat komputer, namun hanya pada lembaga-lembaga besar mengingat biaya investasi yang tinggi. Misalnya pada Library of Congress di Amerika yang telah mengimplementasikan sistem tampilan dokumen elektronik (electronic document imaging systems) untuk kepentingan penelitian dan operasional perpustakaan.Dari sudut pandang pengguna, komputer bukanlah bagian dari fasilitas manajemen perpustakaan melainkan hanya pelayanan untuk digunakan staf perpustakaan.
Sahabat laman24.com yang budiman! Pada awal 1990-an hampir seluruh fungsi perpustakaan ditunjang dengan otomasi dalam jumlah dan cara tertentu. Fungsi-fungsi tersebut antara lain pembuatan katalog, sirkulasi, peminjaman antar perpustakaan, pengelolaan jurnal, penambahan koleksi, kontrol keuangan, manajemen koleksi yang sudah ada, dan data pengguna. Dalam periode ini komunikasi data secara elektronik dari satu perpustakaan ke perpustakaan lainnya semakin berkembang dengan cepat.
Pada tahun 1994, Library of Congress mengeluarkan rancangan National Digital Library dengan menggunakan tampilan dokumen elektronik, penyimpanan dan penelusuran teks secara elektronik, dan teknologi lainnya terhadap koleksi cetak dan non-cetak tertentu. Selanjutnya pada September 1995, enam universitas di Amerika diberi dana untuk melakukan proyek penelitian perpustakaan digital.
Sahabat laman24.com yang budiman! Millard mendefinisikan perpustakaan digital adalah perpustakaan yang berbeda dari sistem penelusuran informasi karena memiliki lebih banyak jenis media, menyediakan pelayanan dan fungsi tambahan, termasuk tahap lain dalam siklus informasi, dari pembuatan hingga penggunaan. Perpustakaan digital bisa dianggap sebagai institusi informasi dalam bentuk baru atau sebagai perluasan dari pelayanan perpustakaan yang sudah ada. Billington, pustakawan Library of Congress, dalam Rogers (1994), melukiskan perpustakaan digital sebagai sebuah koalisi dari institusi-institusi yang mengumpulkan koleksi-koleksinya yang khas secara elektronik.
Sahabat laman24.com yang budiman! Kemajuan Sistem(1) Informasi(2) Manajemen(3) Pendidikan(4) yang lebih populer dengan istilah “SIM-P” membawa dampak yang sangat luas dalam dunia pendidikan. Dampak positif dari SIM-P adalah semua bidang dapat memanfaatkan sistem tersebut, mulai dari manajemen level sekolah, daftar kehadiran, perangkat pembelajaran, daftar riwayat hidup pendidik dan tenaga kependidikan, pengelolaan laboratorium, pengelolaan administrasi sekolah, dan juga pengelolaan perpustakaan sekolah berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
Pada tahap awal, pertanyaan yang muncul adalah apakah perpustakaan digital memang diperlukan. Pertanyaan ini tidak dapat dijawab hanya berdasarkan perkiraan semata, tetapi harus diadakan studi untuk menentukan kebutuhan yang disebut dengan analisis kebutuhan (need analysis). Apabila analisa kebutuhan sudah dilakukan dan jawabannya adalah positif, tahap berikutnya adalah menentukan tujuan. Tujuan ini harus didasarkan pada visi dan misi perpustakaan serta lembaga induknya.
Sahabat laman24.com yang budiman! Masing-masing perpustakaan mempunyai tujuan yang berbeda, tergantung kondisi masing-masing perpustakaan. Apabila penentuan kebutuhan dan tujuan sudah dilakukan, tahap berikutnya adalah melakukan studi kelayakan, yang penilaiannya meliputi komponen sebagai berikut: "Technically feasible" (apakah secara teknis layak). Kelayakan secara teknis ini menjadi faktor penentu dalam membangun perpustakaan digital karena perpustakaan digital memerlukan infrastruktur dan tenaga yang memadai seperti adanya provider untuk internet, hardware dan software, jaringan telepon, listrik, serta tidak kalah pentingnya adalah tersedianya tenaga teknis yang dapat mengoperasikannya.
Sahabat laman24.com yang budiman! Analisa aspek sosial ini juga dapat menyangkut aspek hukum. Kita harus tetap menjunjung tinggi hukum, terutama yang menyangkut Undang-Undang Hak Cipta dimana dalam dunia teknologi informasi lebig dikenal dengan istilah Undang Undang ITE yaitu Undang Undang Informasi dan Transaksi Elektronik. Misalnya, kita tidak diperkenankan dengan bebas melakukan "scan" atas buku-buku yang dimiliki oleh perpustakaan, untuk selanjutnya kita masukkan dalam database tanpa seizin pemilik hak ciptanya.
Buku yang berisi informasi dan pengetahuan dulunya hanya dapat diperoleh dengan cara minjamnya di perpustakaan, saat ini dapat diperoleh gratis dengan mengunduhnya dari berbagai situs yang ada di internet. Selain itu banyak artikel, kliping atau makalah yang dapat diperoleh secara gratis melalui web atau web blog yang ada di internet. Ke semua bahan belajar tersebut diperoleh dalam format digital. Buku yang diperoleh melalui intenet bukanlah buku dalam format tercetak tetapi buku dalam format digital atau yang dikenal dalam e-book (electronic book). Sedangkan artikel, kliping atau makalah biasanya berformat html atau file dalam format pdf.
Sahabat laman24.com yang budiman! Dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi data yang dibutuhkan akan lebih aman, terukur, terstruktur, sistematis dan berkesinambungan yang dapat di upgrade sesuai kebutuhan pendidikan yang terus meningkat dari waktu ke waktu. Data security menjadi krusial seiring dengan banyaknya virus yang diciptakan oleh para pengembang teknologi informasi. Pemprosesan penyimpanan informasi manual di dalam suatu library dalam bentuk printed content menjadi hambatan di dalam mengembangkan penelitian dan penyebaran informasi.
Sahabat laman24.com yang budiman! Perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi yang keberadaannya sangat penting di dunia informasi, mau tidak mau harus memikirkan kembali bentuk yang tepat untuk menjawab tantangan ini. Salah satunya adalah dengan mewujudkan yang terhubung dalam jaringan komputer.
Digital Library (DL) atau perpustakaan digital adalah suatu perpustakaan yang menyimpan data baik itu buku (tulisan), gambar, suara dalam bentuk file elektronik dan mendistribusikannya dengan menggunakan protokol eIektronik melalui LAN. Istilah digital library sendiri mengandung pengertian sama dengan electronic library dan virtual library. Sedangkan istilah yang sering digunakan dewasa ini adalah digital library, hal ini bisa kita lihat dengan sering munculnya istilah tersebut dalam workshop, simposium, atau konferensi dengan memakai nama-nama tersebut.
A. Peran Perpustakaan Digital
Sahabat laman24.com yang budiman! Digital Library berperan sebagai penyedia informasi, penyedia layanan informasi, atau pengguna informasi dengan memanfaatkan jaringan dan teknologi digital. Namun bagaimana koleksi digital itu dimanfaatkan, sangat tergantung dari bagaimana informasi tersebut dibuat, diorganisasikan, dan disajikan.
Selain itu Digital Library bukan hanya berkenaan dengan manajemen pengetahuan (knowledge management) dan informasi, tetapi menjelaskan bahwa perpustakaan sebagai salah satu sumber informasi mulai diharapkan untuk menjalankan peranan yang lebih sebagai pendamping dalam proses pendidikan seumur hidup. Tantangan bagi pustakawan adalah untuk memahami dan menentukan posisinya dalam proses perubahan dan beralih dari pemikiran perpustakaan sebagai ruang fisik semata ke suatu kenyataan baru perpustakaan sebagai organisasi yang harus mengembangkan jenis layanan informasi digital.
Dalam dunia perpustakaan semi modern, buku atau dokumen sudah tersimpan dan tertata rapi. Selain itu juga sudah mempunyai katalog/indek dimana pengunjung dapat mencari dokumen atau data yang dicari sehingga dengan mudah mengetahui letak barang dan statusya apakah masih ada yang tersisa atau sedang dipinjam.
Dalam perpustakaan semi modern, penggunaan ICT (Information Computer Technology) masih terbatas bahkan ada yang hanya sebagai pengganti mesin ketik. Masih banyak hal yang harus dilakukan pustakawan dan pengunjung secara manual sehingga memerlukan energi lebih.
B. Pentingnya perpustakaan modern
Sahabat laman24.com yang budiman! Perkembangan mutakhir saat ini adalah munculnya perpustakaan digital (digital library). Lebih unggul karena memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan komputer (internet). Bukan berarti sudah tidak ada buku atau media kertas tetapi koleksi perpustakaan juga mulai dialihmediakan ke bentuk data elektronik yang lebih tidak memakan tempat dan mudah ditemukan kembali.
Dalam format data digital tidak hanya memuat dokumen atau buku tetapi juga termasuk multimedia seperti rekaman audio dan video. Keunggulan yang lain adalah dari segi pengelolaan. Seperti yang telah kita ketahui dalam business process perpustakaan terdapat beberapa pekerjaan besar yakni: pengelolaan buku/dokumen, manajemen peminjaman, database anggota, pengadaan barang atau buku baru, dan juga laporan-laporan (report) berkala yang dibutuhkan pihak manajemen perpustakaan. Nah, saat ini muncul kebutuhan bahwa pekerjaan-pekerjaan seperti tersebut diatas sudah harus digantikan oleh teknologi informasi atau dikenal sebagai sistem otomasi perpustakaan (library automation system).
C. Pengelolaan Dokumen Elektronik
Sahabat laman24.com yang budiman! Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan, yang dapat kita simpulkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital (digital library). Proses-proses tersebut bisa dijabarkan sebagai berikut :
1.Proses Digitalisasi Dokumen
Sahabat laman24.com yang budiman! Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi dokumen elektronik sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen. Seperti pada Gambar 1, dokumen mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan dokumen elektronik.
Ini tidak diperlukan lagi apabila dokumen elektronik sudah menjadi standar dalam proses dokumentasi sebuah organisasi, maksudnya ketika dalam sebuah lembaga mengedarkan atau mengeluarkan dokumen tercetak mereka juga telah mengarsipkannya kedalam format digital seperti .pdf atau format data lainnya. Berita bagus bahwa saat ini telah banyak media umum atau buku yang telah menyertakan cd atau dvd yang berisi versi digital dan file-file referensi-referensinya.
2.Proses Penyimpanan
Sahabat laman24.com yang budiman! Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan, proses tersebut meliputi : pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) atau DDC (Dewey Decimal Classfication) yang banyak digunakan di perpustakaan-perpustakaan di Indonesia. Ada dua metoda dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan berbasis file (file base approach) dan pendekatan basis data (database approach). Masing-masing mempunyai kelebihan dan kelemahan. Kita dapat memilihnya sesuai dengan kebutuhan seperti tabel dibawah ini.
3.File Base Approach
Sahabat laman24.com yang budiman! Pada tabel di atas, proses penyimpanan yang menggunakan metode file base approach menyebabkan terjadinya duplikasi data, keterikatan data, adanya format file yang tidak sesuai, dan simple. Sedangkan penyimpanan yang menggunakan database approach, memiliki data yang dapat dibagi dan tidak ada duplikasi data, data dapat diakses dan dimanipulasi dengan mudah, memiliki format yang sesuai serta bersifat kompleks.
4.Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen
Sahabat laman24.com yang budiman! ‘Pencarian’, adalah inti seberapa maju layanan dari sebuah koleksi dalam perpustakaan. Semakin mudah dan cepat anggota atau pengunjung menemukan apa yang diinginkan maka mereka akan puas, bersemangat dan kembali lagi. Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap dokumen yang telah disimpan. Dalam skala besar metode pendekatan database akan lebih fleksibel dan efektif.Sifat pendekatan database yang memiliki kebebasan terhadap data (data independence), dengan data yang sama kita bisa membuat interface ke berbagai aplikasi lain baik yang berbasis standalone (clientbase) maupun web-base.
5.Pengembangan Sistem Sesuai Kebutuhan
Sahabat laman24.com yang budiman! Sebuah sistem apapun harus merujuk dari proses bisnis yang ada. Karena itulah yang sebenarnya sedang dibutuhkan, maka kalau ada sebuah sistem yang dibuat bukan berdasarkan kebutuhan maka presentase keberhasilannya semakin kecil. Normalnya, seorang petugas atau pemakai tidak ingin menjadi lebih ’sulit’ dan tidak ingin ’ditambahi’ tugasnya tetapi pengin lebih ’gampang’ dan cepat serta akurat dengan adanya sebuah sistem baru. Idealnya, sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah yang terintegrasi, mulai dari sistem pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian, dan sistem reporting aktifitas perpustakaan.
Lebih sempurna lagi jika dilengkapi dengan barcoding, dan mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet. Setiap pengunjung disediakan layar berikut keyboard (lebih banyak komputer lebih bagus) untuk melakukan login kemudian mencari buku yang dimaksud, jika ditemukan versi elektroniknya maka bisa langsung dinikmati (dilihat atau didengarkan) tetapi jika ingin membaca langsung tinggal menuju lokasi yang telah ditunjukkan (jika status bukunya berada ditempat). Petugas-pun akan lebih mudah dalam menambah, memantau koleksi pustaka dan menyediakan laporan (report) aktifitas perpustakaan kepada manajemen.
Berikut adalah salah satu contoh sistem otomasi perpustakaan dengan fitur-fitur yang mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara lengkap, dari pengadaan, pengolahan, penelusuran, serta manajemen anggota dan sirkulasi. Diharapkan contoh sistem yang ditampilkan dapat dijadikan studi kasus dalam pengembangan sistem otomasi perpustakaan lebih lanjut.
D.Sistem Kerja Digital Library
1. Otentikasi Sistem
Sistem akan melakukan pengecekan apakah username dan password yang dimasukkan adalah sesuai dengan yang ada di database. Kemudian juga mengatur tampilan berdasarkan previlege pemilik account, apakah dia sebagai pengguna atau admin dari sistem.
2. Menu utama
Menampilkan berbagai menu pengadaan, pengolahan, penelusuran, anggota dan sirkulasi, katalog peraturan, administrasi dan security. Menu ini dapat di setting untuk menampilkan menu sesuai dengan hak akses user (previlege), misal kita bisa hanya mengaktifkan menu penelusuran untuk pengguna umum, dan lain sebagainya.
3. Administrasi, Security dan Pembatasan Akses
Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk menangani pembatasan dan wewenang user, mengelompokkan user, dan memberi user id serta password. Juga mengelola dan mengembangkan serta mengatur sendiri akses menu yang diinginkan.
4. Pengadaaan Bahan Pustaka
Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk pencatatan permintaan, pemesanan dan pembayaran bahan pustaka, serta penerimaan dan laporan (reporting) proses pengadaan.
5. Pengolahan Bahan Pustaka
Fitur ini mengakomodasi proses pemasukkan data buku/majalah ke database, penelusuran status buku yang diproses, pemasukkan cover buku/nomer barcode, pencetakan kartu katalog, label barcode, dan nomor punggung buku (call number).
6. Penelusuran Bahan Pustaka
Penelusuran atau pencarian kembali koleksi yang telah disimpan adalah suatu hal yang penting dalam dunia perpustakaan. Fitur ini harus mengakomidasi penelusuran melalui pengarang, judul, penerbit, subyek, tahun terbit, dsb.
7. Manajemen Anggota dan Sirkulasi
Ini termasuk jantungnya sistem otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disiniah banyak kegiatan manual yang digantikan oleh komputer dengan jalan mengotomasinya. Didalamnya terdapat berbagai fitur diantaranya: pemasukkan dan pencarian data anggota perpustakaan, pencatatan peminjaman dan pengembalian buku (dengan teknologi barcoding), penghitungan denda keterlambatan pengembalian buku, dan pemesanan peminjaman buku.
8. Pelaporan
Sistem reporting yang memudahkan pengelola perpustakaan untuk bekerja lebih cepat, dimana laporan dan rekap dapat dibuat secara otomatis, sesuai dengan parameterparameter yang dapat kita atur. Sangat membantu dalam proses analisa aktifitas perpustakaan, misalnya kita tidak perlu lagi membuka ribuan transaksi secara manual untuk melihat transaksi peminjaman koleksi dalam satu kategori, atau mengecek aktifitas seorang pengguna perpustakaan dalam 1 tahun.
E. Fitur-fitur di dalam Digital Library
Dibawah ini beberapa fitur-fitur yang ada dalam perpustakaan digital, yaitu:
1. Otentikasi Sistem
Melakukan pengecekan apakah username dan password sesuai dengan database. Termasuk mengatur tampilan berdasarkan previlege pemilik account.
2. Menu Utama
Menampilkan berbagai menu utama yang bisa diatur Administrator.
3. Administrasi, Security dan Hak Akses
Mengangani pembatasan dan wewenang, mengelompokkan user, dan memberi user id serta password.
4.Pengadaan Bahan Pustaka
Mengakomodasi fungsi pencatatan permintaan, pemesanan dan pembayaran bahan pustaka, penerimaan dan laporan (reporting) proses pengadaan.
5. Pengolahan Bahan Pustaka
Mengakomodasi proses pemasukkan data buku/majalah ke database, penelusuran status buku yang diproses, pemasukkan cover buku/nomer barcode, pencetakan kartu katalog, label barcode, dan nomor punggung buku (call number).
6. Penelusuran Bahan Pustaka
Penelusuran atau pencarian kembali koleksi. Fitur ini harus mengakomodasi penelusuran melalui pengarang, judul, penerbit, subyek, tahun terbit, dan sebagainya.
7. Manajemen Anggota dan Sirkulasi
Ini termasuk jantungnya sistem otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disinilah banyak kegiatan manual yang digantikan oleh komputer. Didalamnya terdapat berbagai fitur diantaranya: input dan cari anggota, pencatatan peminjaman dan pengembalian buku, penghitungan denda, dan pemesanan peminjaman buku.
8.Pelaporan (Reporting)
Pengelola dapat bekerja lebih cepat. Laporan dan rekap dapat dibuat secara otomatis sehingga sangat membantu dalam proses analisis keputusan. Tanpa harus membuka transaksi manual atau mengecek aktifitas anggota dalam 1 tahun.
Keberadaan perpustakaan yang ideal dan lengkap tidak bisa diwujudkan dalam sekejap. Perlu pentahapan dan perhatian yang khusus tidak hanya sekedar sambilan. Dalam lingkup lembaga atau perusahaan, biasanya perlu bagian khusus untuk menangani hal tersebut biasanya cukup dekat dengan tugas dan bagian litbang. Dalam lingkup keluarga kita sendiri, perlu juga sebuah perpustakaan lho. Mungkin manfaatnya tidak dirasakan sekarang tapi yakinlah bahwa akan sangat berguna sekali untuk esok.
F. Masalah dan Isu-Isu mengenai Digital Library
Pengembangan perpustakaan digital bukan tidak mengalami hambatan. Ada beberapa hal yang menjadi bahan perhatian, yaitu:
1. Kemampuan dan penentuan biaya. Seperti halnya dengan inovasi lain yang membutuhkan suatu investasi, begitu pun perpustakaan digital. Apalagi infrastruktur komputer masih membutuhkan biaya yang besar.
2. Masalah hak cipta yang terbagi dua: hak cipta pada dokumen yang didigitalkan dan hak cipta pada dokumen di communication network. Di dalam hukum hak cipta masalah transfer dokumen lewat jaringan komputer belum didefinisikan dengan jelas.
3. Masalah mendigitalkan dokumen. Yaitu bagaimana mendigitalkan dokumen dan jenis penyimpanan digital dokumen, baik berupa full text maupun page image.
4. Masalah penarikan biaya. Hal ini menjadi masalah terutama untuk perpustakaan digital swasta yang menarik biaya atas setiap dokumen yang diakses. Penelitian di bidang ini banyak mengarah ke pembuatan sistem deteksi pengaksesan dokumen atau pun upaya mewujudkan electronic money.
G. Kesimpulan
Sahabat laman24.com yang budiman! Dengan adanya digital library, data tentang informasi yang disimpan tidak lagi secara manual, tapi sudah dapat langsung disimpan secara elektronik dalam sebuah database, sehingga lebih memudahkan user di dalam mengolah, menyimpan ataupun mencari data yang diinginkan.
Dengan adanya digital library, informasi tidak terbatas pada suatu tempat layaknya perpustakaan fisik, tetapi orang-orang atau masyarakat dari seluruh dunia dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan dimanapun mereka berada.
Dengan adanya teknologi digital library yang sudah maju dan hadirnya software yang mudah digunakan, dapat lebih menunjang kemampuan dan komunikas individual hingga melintasi batas birokrasi dan budaya.
Dengan adanya digital library, walaupun pembangunannya banyak memerlukan tenaga, waktu dan biaya yang tidak sedikit, tetapi keberadaan digital library sangat diperlukan terutama dalam menjawab tantangan teknologi informasi saat ini yang sedang berkembang pesat.
Referensi:
Leffingwell, Dean and Don Widrig (2000), Managing Software Requirements – A Unified Approach, Addison Wesley.
Sulistiyo-Basuki (2004), Pengantar Dokumentasi, Rekayasa Sains.
Wahono, Romi Satria, IKC, Teknologi Informasi untuk Perpustakaan:
Perpustakaan Digital dan Sistem Otomasi Perpustakaan
Wahono, Romi Satria (1998), Digital Library: Chalenges and Roles Toward 21 st Century,
Proceedings of Tekno’98 Sysmposium, Nagaoka, Japan.
4 Comments
Terlalu panjang gan
ReplyDeletethx masukkannya gan
DeleteDan berantakan susunannya
ReplyDeletesudah harus menyesuaikan dengan kebutuhan zaman
ReplyDelete