loading...

7 Langkah Manajerial dalam Mengelola Sarana Prasarana Pendidikan


Sarana dan prasarana pendidikan merupakan sesuatu yang sangat dibutuhkan dalam pengelolaan satuan pendidikan. Sarana dan prasarana yang lengkap akan mendukung terciptanya proses belajar mengajar di sebuah satuan pendidikan. Hal berari bahwa sarana dan prasarana pendidikan memang sangat penting artinya guna menunjang kesuksesan pendidikan di sekolah. Urgensi sarana dan prasarana pendidikan, tidak hanya berkaitan dengan tingkat kekondusifan sekolah terkait dengan belajar siswa, tetapi juga sekaligus menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari keseluruhan operasional lembaga pendidikan.

Begitu pentingnya sarana dan prasarana pendidikan sehingga pengelolaannya pun harus sebaik mungkin. Manajemen sarana dan prasarana pendidikan adalah pengaturan sarana dan prasarana pendidikan dengan melibatkan sumber daya manusia, guna menunjang berlangsungnya kegiatan pembelajaran dan pengembangan diri siswa secara utuh di sekolah. Setiap satuan pendidikan wajib memiliki sarana yang meliputi perabot, peralatan pendidikan, media pendidikan, buku dan sumber belajar lainnya, bahan habis pakai, serta perlengkapan lain yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan berkelanjutan.

Sementara, Setiap satuan pendidikan wajib memiliki prasarana yang meliputi lahan, ruang kelas, ruang pimpinan satuan pendidikan, ruang pendidik, ruang tata usaha, ruang perpustakaan, ruang laboratorium, ruang bengkel kerja, ruang unit produksi, ruang kantin, instalasi daya dan jasa, tempat berolahraga, tempat beribadah, tempat bermain, tempat berkreasi, dan ruang/tempat lain yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan berkelanjutan.

Kebutuhan lembaga pendidikan terhadap sarana dan prasarana sifatnya dinamis, bahwa kebutuhan akan sarana dan prasarana sejak awal berdirinya sampai dengan ketika telah mengalami puncak perkembangan, tidaklah menetap melainkan terus bertambah, berubah, dan berkembang. Guna memenuhi kebutuhan tersebut, perlu ditempuh langkah-langkah manajerial yang dimulai dari perencanaan, pelaksanaan/realisasi, inventarisasi, penggunaan, pengembangan (penambahan), pemeliharaan, dan penghapusan.

1. Perencanaan sarana dan prasarana

Langkah-langkah perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan yaitu:

a. Menampung usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah,

b. Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya satu semester atau satu tahun ajaran,

c. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya,

d. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana sekolah yang tersedia. Bila dana yang tersedia tidak memadai untuk mengadakan kebutuhan tersebut, maka perlu dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan mengkaji urgensi setiap perlengkapan yang dibutuhkan. Semua perlengkapan yang urgen segera didaftar,

e. Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana yang tersedia. Bila ternyata masih melebihi dana yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas,

f. Penetapan rencana pengadaan akhir.

2. Pengadaan sarana dan prasarana

Setelah rencana pengadaan sarana dan prasarana dibuat, langkah berikutnya adalah pengadaan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan sekolah. Pengadaan sarana dan prasarana bisa dilakukan dengan pembelian, sumbangan, pengajuan bantuan ke pemerintah (sekolah negeri), dan pengajuan ke pihak yayasan (sekolah swasta). Guna mengadakan sarana dan prasarana sekolah perlu ditetapkan aspek fungsi (utilitas) dan standar kualitasnya. Aspek fungsi (utilitas) mengacu pada kegunaan sarana dan prasarana tersebut terkait dengan kebutuhan riil sekolah. Aspek standar kualitas mengacu pada jenis spesifikasi teknis terkait dengan merek berkualitas yang beredar di pasaran.

3. Inventarisasi sarana dan prasarana

Ada tiga jenis kegiatan yang harus dilakukan berkenaan dengan inventarisasi, yaitu 1) pencatatan sarana dan prasarana sekolah dalam buku-buku sarana dan prasarana, 2) pemberian kode (coding) terhadap sarana dan prasarana yang selesai dicatat dalam buku-buku sarana dan prasarana, dan 3) pelaporan sarana dan prasarana kepada pihak-pihak yang selayaknya menerima laporan (pemerintah, donatur, dan stakeholders).Guna pencatatan sarana dan prasarana sekolah, ada beberapa buku yang menjadi kelengkapannya, yaitu buku penerimaan barang, buku pembelian barang, buku induk inventaris, buku kartu stok barang, dan buku catatan barang yang bukan inventaris (misalnya peminjaman).

4. Penggunaan sarana dan prasarana

Setelah sarana dan prasarana sekolah diinventarisasi, kemudian dapat dipergunakan. Penggunaan sarana dan prasarana harus diatur, agar tercapai maksud yang diinginkan. Dalam kondisi sarana dan prasarana yang kualitasnya melebihi jumlah pengguna, soal penggunaan sarana dan prasarana tidaklah banyak menjadi persoalan. Menjadi persoalan kalau jumlah yang tersedia tidak sebanding dengan jumlah para penggunanya. Oleh karena itu, pengaturan penggiliran dalam hal penggunaan harus dilakukan. Sekolah mengetahui kadar penggunaan, pihak yang menggunakan dan pihak yang tidak menggunakan, sepatutnya sekolah memiliki data tentang hal tersebut.

5. Pengembangan/penambahan sarana dan prasarana

Sarana dan prasarana perlu dikembangkan terus menerus agar dapat mencukupi kebutuhan warga sekolah dan siswa yang terus berkembang. Pengembangan tersebut mencakup jumlah, kualitas, dan aksesorinya. Dengan demikian makin lama sekolah makin indah dan nyaman digunakan. Ada dua makna penambahan sarana dan prasarana sekolah yaitu 1) berkenaan dengan kebutuhan para pengguna yang makin lama makin banyak dan kebutuhan akan makin cepatnya mendapatkan giliran untuk menggunakan, dan 2) berkenaan dengan aspek rasio pengguna dan jumlah peralatan, yang juga berkaitan dengan aspek normalitas penggunaan (pencegahan overdosis pemakaian).

6. Pemeliharaan sarana dan prasarana

Pemeliharaan termasuk aspek krusial dalam pengelolaan sarana dan prasarana, karena sarana dan prasarana yang tidak terpelihara dirasakan tidak nyaman oleh para penggunanya. Pemeliharaan dimaksudkan untuk mengondisikan sarana dan prasarana senantiasa siap pakai dan tidak mengalami gangguan saat dipakai. Sehingga akan memperlancar kegiatan sekolah khususnya kegiatan pembelajaran. Pemeliharaan dilakukan secara teratur, sistematis, dan terus menerus, jangan sampai menunggu rusak terlebih dahulu. Jenis pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah ada yang bersifat sehari-hari dan berkala.

7. Penghapusan sarana dan prasarana

Proses terakhir dalam manajemen sarana dan prasarana sekolah adalah penghapusan. Penghapusan perlu dilakukan, karena sarana dan prasarana yang ada tersebut tidak mungkin lagi dapat diperbaiki, atau kalau dapat diperbaiki, tidak efektif lagi, biaya yang dikeluarkan mungkin akan lebih besar dibandingkan dengan kalau misalnya saja membeli atau pengadaan baru (tidak efisien). Penghapusan adalah aktivitas meniadakan barang-barang inventaris lembaga dengan mengikuti kaidah, perundang-undangan, dan peraturan yang berlaku. Beberapa hal penting yang harus dilakukan dalam penghapusan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut:

7.1 Tujuan Penghapusan Sarana dan Prasarana

Penghapusan sarana dan prasarana pendidikan memiliki tujuan : 1). Mencegah dan membatasi kerugian ataupun pemborosan biaya pemeliharaan, 2).Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris, 3). Membebaskan ruang dari penumpukan barang, 4). Membebaskan barang dan tanggung jawab pekerja

7.2  Syarat-syarat Penghapusan Sarana dan Prasarana

Syarat-syarat penghapusan sarana dan prasarana pendidikan adalah sebagai berikut: 1). Keadaan barang dalam rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau digunakan lagi, 2).  Kegunaan tidak seimbang dengan pemeliharaan, 3). Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan saat ini, 4).Terlalu lama disimpan sehingga mengakibatkan kerusakan, 5). Penyusutan barang diluar kekuasaan pengurus, 6). Apabila dilakukan pebaikan, akan menelan biaya yang besar, 7). Barang yang secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak seimbang dengan biaya pemeliharaa, 8). Terjadi penyusutan diluar kekuasaan, 9). Barang-barang tersebut sudah tidak mutahir lagi, 10). Hilang akibat susut diluar kekuasaan pengurus barang, 11). Musnah akibat bencana alam, 12).  Merupakan kelebihan persediaan, 13). Hilang akibat pencurian

7.3  Pelaksanaan Penghapusan Sarana dan Prasarana

Pelaksanaan penghapusan barang inventaris di tiap instansi dari pusat sampai daerah pada tiap permulaan tahun anggaran dilakukan oleh panitia Peneliti/Penghapusan barang inventaris, dengan keputusan Unit Utama masing-masing mewakili unsur keuangan, perlengkapan dan bidang teknis.   Panitia penghapusan barang inventaris tersebut bertugas untuk meneliti, menilai barang-barang yang ada dan perlu dihapuskan, membuat berita acara, melaksanakan penghapusan sampai melelang atau memusnahkan barang-barang inventaris tersebut.

7.4  Jenis-jenis Penghapusan Sarana dan Prasarana

Dalam pelaksanaan penghapusan dikenal dua jenis, yaitu penghapusan melalui lelang dan penghapusan melalui pemusnahan.  a). Penghapusan barang inventaris dengan lelang, b).  Menghapus dengan menjual barang-barang melalui kantor Lelang negara c). Penghapusan barang inventaris dengan pemusnahan.  Penghapusan barang inventaris dilakukan dengan memperhitungkan faktor-faktor pemusnahan ditinjau dari segi uang. Oleh karena itu pemusnahan dibuat dengan perencanaan yang matang dan dibuat surat pemberitahuan kepada atasan dengan menyebutkan barang-barang apa saja yang hendak disingkirkan.

7.5 Proses Penghapusan sarana dan prasarana

Proses penghapusan sarana dan prasarana  adalah sebagai berikut: 1). Pembentukan panitia penghapusan oleh pimpinan Unit Utama, 2).  Sebelum barang dihapuskan perlu dilakukan pemilihan barangyang dilakukan setiap tahun bersamaan dengan waktu memperkirakan kebutuhan, 3). Panitia melakukan penelitian barang yang akan dihapus, 4). Panitia membuat berita acara,  5). Setelah mengadakan penelitian secukupnya barang-barang yang diusulkan untuk dihapus sesuai Surat Keputusan dengan disaksikan oleh pejabat pemerintah daerah setempat dan atau kepolisian, pemusnahannya dilakukan oleh unit kerja yang bersangkutan, tata cara pemusnahannya yaitu dengan cara dibakar, dikubur, dan lain sebagainya,  6). Menyampaikan berita acara ke atasan/ Menteri sehingga dikeluarkan keputusan penghapusan. 7). Jika barang itu dimusnahkan, pimpinan unit utama membentuk dan menugaskan panitia untuk melaksanakan pemusanahan yang harus disaksikan oleh Pemda setempat.

7.6 Tata Cara Penghapusan Sarana dan Prasarana

a. Penghapusan barang yang rusak/tua/berlebih

Untuk melaksanakan penghapusan sarana dan prasarana pendidikan maka hal-hal yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 1).  Setiap pengurus membuat daftar barang inventaris yang akan diusulkan untuk dihapuskan kepada pejabat yang berwenang, 2). Pengurus menghimpun atau meletakkan barang yang akan diusulkan untuk dihapuskan tersebut pada tempat tertentu yang telah ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja, 3). Pengurus mengusulkan penghapusannya kepada unit utamanya masing-masing di daerah tingkat I. 4). Unit utama membentuk panitia penghapusan barang.  5). Panitia memeriksa barang yang diusulkan untuk dihapuskan oleh unit kerja dan panitia melaporkannya kepada pimpinan unit utama disertai dengan usul/ rekomendasi penyelesaiannya. 6).  Pimpinan unit utama meneliti barang yang diusulkan untuk dihapuskan, 7). Jika barang yang akan dihapuskan seperti barang tidak bergerak, biro perlengkapan akan meminta persetujuan/ izin tertulis dari menteri keuangan diteruskan kepada biro hukum dan dinas Depdiknas untuk dibuatkan
surat keputusan (SK), di dalam SK tersebut terdapat cara penghapusannya seperti melalui lelang atau pemusnahan.

b. Penghapusan barang yang hilang/dicuri/dirampok/diselewengkan

Apabila akan melakukan penghapusan barang yang hilang/dicuri/dirampok atau diselewengkan maka pimpinan unit satuan kerja bertanggung jawab atas barang yang hilang melaporkan ke pimpinan unit dan kepolisian.  Pihak kepolisian diharapkan mengeluarkan berita acara pemeriksaan dalam waktu 3 bulan. Hasil penyelidikan berisikan tentang kehilangan, barang tersebut bukan karena kelalaian petugas atau kehilangan yang disebabkan karena kelalaian petugas. Pimpinan unit utama mengusulkan penghapusannya kepada menteri dilampiri berita acara dan bukti setoran hasil penjualan, mentri mengeluarkan surat keputusan (SK) penghapusannya.  Penghapusan dari daftar inventaris dilakukan setelah SK penghapusan dikeluarkan.

c. Penghapusan barang karena bencana alam

Tata caranya disamakan dengan penghapusan barang yang rusak/tua dengan tambahan SK dari Pemda yang menyatakan bahwa daerah tersebut telah terjadi bencana alam.

7.7 Landasan Hukum

Dalam pelaksanaan penghapusan barang-barang inventaris harus berlandaskan hukum berwujud sebagai keputusan presiden, Keputusan Menteri, Instruksi presiden, Peraturan Pemerintah, Surat Edaran Menteri/dewan pengawas Keuangan, Undang-Undan Pembendaharaan Indonesia.

a. Perubahan Status Hukum

Perubahan status hukum adalah setiap tindakan hukum dari pemerintah daerah yang mengakibatkan terjadinya perubahan status hukum pemilikan atas barang. Perubahan status hukum barang disebabkan oleh tiga hal, yaitu: 1). Penghapusan barang,  2). Penjualan barang, 3). Tukar menukar

b. Perubahan status hukum terhadap barang milik negara/ daerah

Pelaksanaannya dilakukan berdasarkan peraturan yang berlaku. Pada prinsipnya penjualan barang berdasarkan atas Peraturan Pemerintah tukar barang pada prinsipnya dapat dilaksanakan dengan dasar peraturan Menteri

Referensi:

Permendikbud Nomor 24 Tahun 2007 Tentang Standar Sarana Dan Prasarana Untuk Sekolah
Dasar/Madrasah Ibtidaiyah (SD/MI), Sekolah Menengah Pertama/Madrasah Tsanawiyah (SMP/MTs), Dan Sekolah Menengah Atas/Madrasah Aliyah (SMA/MA)

Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul memahami prinsip-prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran. Jakarta: Erlangga

Arum, Wahyu Sri Ambar. 2007. Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan. Jakarta: Multi Karya Mulia.

Post a Comment

0 Comments