loading...

Membangun Tim Manajemen Mutu Sekolah yang Efektif

Sahabat laman24 yang budiman! Suatu hari seorang teman tiba-tiba datang ke rumah dan berkeluh kesah tentang apa yang terjadi di lingkungan kerjanya. Dia menyatakan bahwa dibalik citra yang sedang dibangun dikantornya ternyata tidak berbanding lurus dengan kenyataan yang ada di dalam lingkungan kerjanya tersebut. Banyak masalah yang terjadi didalammnya. Tetapi tidak pernah ada penyelesaian dan terkesan dibiarkan begitu saja.

Permasalahan tersebut antara lain: komunikasi yang tidak efektif, iklim kerja yang tidak kondusif, kerjasama tim tidak terjadi,  dan iklim organisasi yang tidak nyaman bagi semua anggota. Akibatnya, satu persatu dari karyawan dan staf perlahan namun pasti mulai mengundurkan diri, meninggalkan tempat kerja dan mencari kerja lagi ditempat lain.

Cerita tersebut tentu sudah biasa kita temui dalam keseharian kita baik dalam sebuah perusahaan maupun dilingkungan pendidikan. Pada lingkungan perusahaan ataupun perbankan barangkali akan mudah menemukan solusi terhadap semua permasalahan yang terjadi tersebut, namun untuk lingkungan pendidikan tentu tidak semudah membalikkan telapak tangan karena berkenaan dengan proses belajar mengajar yang harus berlangsung setiap harinya.

Pada lingkup pendidikan terutama sekolah, ditinggalkan seorang guru dan mencari guru baru lagi memang mudah dan dapat dilaksanakan. Masalahnya adalah, mencari guru baru yang mempunyai kualifikasi dan kompetensi demi mewujudkan visi dan misi sekolah tentu tidak mudah dan membutuhkan banyak waktu.

Tantangan terberat adalah pada saat sudah mendapatkan guru baru adalah belum tentu kita akan mendapatkan guru yang lebih baik dari sebelumnya.  Jadi, terkadang mempertahankan sumber daya yang telah ada biasanya akan lebih baik daripada mencari dan menyeleksi lagi sumber daya yang lain. Dalam situasi seperti ini, maka kepiawaan seorang pimpinan (kepala sekolah) sangat dibutuhkan. Oleh karena itu, seorang pimpinan harus benar-benar mengetahui apa yang harus dilakukan, bagaimana caranya, dan apa plus minus dari keputusan yang akan diambil tersebut.

Dengan semua sumber daya yang dimilikinya, sebenarnya seorang pimpinan sudah dapat membentuk team work untuk melaksanakan dan mewujudkan visi dan misi sekolah yang telah ditetapkan. Walaupun ada kalanya team work yang telah kita bentuk akan bertahan sangat lama dan kadangkala tidak akan bertahan lama. Begitu juga dengan capaian kinerjanya. Ada tim yang dapat mencapai prestasi sangat tinggi karena agresifitasnya dalam bekerja, tetapi tidak jarang juga kita temui sebuah team work yang hanya bertahan beberapa hari saja.

Hal tersebut semakin  meyakinkan kita semua bahwa untuk membuat tim dinamis yang mampu mencapai prestasi tinggi dan dapat bertahan lama, diperlukan suatu usaha maksimal dalam membangun tim tersebut. Tim dinamis adalah tim yang mempunyai kinerja yang sangat tinggi karena selalu memanfaatkan segala energi yang ada dalam tim untuk menghasilkan sesuatu.

Sebagai seorang leader,  tentu kepala sekolah telah menyusun rencana kerja dan sekaligus membentuk tim yang berkualitas. Makanya ada istilah tim manajemen mutu sekolah. Tim manajemen mutu sekolah bertugas mengontrol dan mengendalikan semua proses belajar mengajar hingga bagaimana dapat mewujudkan percepatan realisasi visi dan misi sekolah yang telah disepakati bersama.

Tim manajemen mutu sangat dibutuhkan di sebuah sekolah dalam rangka mencapai visi dan misi sekolah. Kepala sekolah sebaiknya menunjuk salah satu wakilnya untuk menjadi ketua tim manajemen mutu. Penunjukan ini menjadi sangat penting bila mengingat bahwa visi dan misi sekolah harus tercapai dalam waktu yang telah ditetapkan dan disepakati.

Sebagai tambahan, tanggung jawab dari tim manajemen mutu sekolah adalah merumuskan, melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan penjamin mutu dalam proses KBM dan kegiatan sekolah berdasarkan standar manajemen mutu.

Sementara, wewenang dari tim manajemen mutu adalah sebagai berikut:
1. Menyusun dan mengembangkan dokumen.
2. Mengelola dan memelihara dokumen/rekaman.
3. Melakukan penjaminan mutu proses dan hasil.
4. Membantu Kepala Sekolah dalam mengendalikan proses pendidikan dan latihan.

Selain mempunyai tanggung jawab dan wewenang, tim manajemen mutu sekolah juga mempunyai tugas sebagai berikut:
1. Menyusun program kerja tahunan.
2. Melaksanakan pembinaan dan koordinasi pelaksanaan sistem manajemen mutu.
3. Melakukan koordinasi penyusunan dokumen sistem manajemen mutu
4. Mengkoordinasi pemeliharaan dokumen / rekaman.
5. Melaksanakan dan mengkoordinasikan administrasi sistem manajemen mutu.
6. Mengkoordinasikan pelaksanaan audit internal/eksternal.
7. Melaporkan hasil pelaksanaan audit.
8. Mengkoordinir kegiatan tinjauan manajemen.
9. Melaksanakan tugas lain yang ditetapkan oleh Kepala Sekolah yang berkaitan dengan penjaminan mutu diklat.

Tim manajemen mutu sekolah merupakan tim dinamis yang mempunyai rasa  tanggung jawab dan percaya diri dimana para anggotanya menyadari kekuatan dan kelemahannya untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan bersama sebagai komitmen untuk mewujudkannya. Tim manajemen mutu sekolah harus bekerja berdasarkan baseline dan yang telah ditentukan. Baseline didapatkan dari survey baseline yang telah dilakukan sebelumnya.

Tim manajemen mutu sekolah yang dinamis dan baseline  yang telah dibentuk akan menjadi kekuatan dan semangat seluruh anggota tim dalam bekerja. Baseline tersebut merupakan Flatform kerja yang merupakan unsur dinamis dari sebuah rencana kerja. Adapun unsur-unsur  tim manajemen mutu sekolah yang dinamis adalah sebagai berikut:

1. Menyatakan secara jelas visi dan tujuannya

Visi, misi dan tujuan dari sebuah organisasi sangat penting untuk menjadi dasar dan pijakan dalam mewujudkannya. Visi adalah sebuah frame dan sekaligus silabus buat seluruh anggota tim untuk merencanakan, memulai, mengontrol dan sekaligus mengevalusi tentang progres kerja tim dari hari ke hari dan dari waktu ke waktu.

Dengan tetap melihat visi maka pola kerja dan monitoring akan berjalan efektif secara bersamaan. Prioritas utama dari perencanaan dan pelaksanaan kerja juga akan lebih terarah dan terintegrasi menjadi satu, sehingga akan memudahkan semua anggota tim untuk mencapainya.

Dengan menjadikan visi sebuah silabus yang menjadi panduan untuk memulai sebuah kerja tim maka sebenarnya kita juga telah mempunyai petunjuk teknis dari mana dan kapan sebuah pekerjaan itu akan di mulai.

2. Beroperasi secara kreatif

Kreativitas menjadi modal dan kekuatan bagi seluruh anggota tim dalam bekerjasama dan berkolaborasi. Sebagian orang mempunyai persepsi bahwa semakin kreatif tiap-tiap anggota tim akan mengganggu stabilitas dalam tim. Hal ini didasari bahwa kemampuan anggota dalam tim relatif sama sehingga akan sangat sulit untuk dikendalikan. Persepsi tentu saja sangat tidak berasalan.

3. Memfokuskan pada hasil

Tim work yang baik akan selalu berorientasi pada hasil dan capaian dari target yang telah ditetapkan. Kendala dan rintangan dari sebuah team work dalam merealisasikan akan menjadi motivasi buat mereka untuk mewujudkan dan merealisasikan target yang hendak dicapai.

Selain itu, dengan fokus pada hasil maka anggota tim akan saling bahu membahu untuk mewujudkan hasil yang maksimal. Kelemahan dari salah satu anggota tim justru menjadi motivasi bersama untuk saling membantu satu sama lain. Oleh karena itu, dengan semangat dan motivasi besar kendala apapun pasti akan segera dapat diatasi.

4. Menjelaskan peran dan tanggung jawab

Peran dan tanggung jawab harus diwujudkan dalam bentuk job description. Apabila seluruh anggota tim mempunyai kemauan dan semangat untuk menerima masukan berupa penjelasan dan arahan dengan sebaik-baiknya, maka tim akan lebih kuat dan solid untuk mewujudkan visi dan misi sekolah.

Begitu juga sebaliknya, team leader harus dapat memahami karakter masing-masing anggota. Hal ini akan sangat bermanfaat pada saat team leader ingin mencari cara dan strategi dalam memberikan penjelasan dan bimbingan kepada seluruh anggota tim, sehingga tim akan lebih menjadi kekuatan yang dahsyat dalam mewujudkan visi dan misi sekolah.

5. Diorganisasikan dengan baik

Team leader harus benar-benar memahami tugas pokok dan fungsinya dalam tim. Semua perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan harus dipahami baik secara vertikal dan horizontal. Begitu juga dengan konsistensi kerja. Semua anggota tim harus segera memahami tugas pokok dan fungsinya masing-masing.

Tim yang kuat bukan hanya tentang kemampuan masing-masing individu atau kemampuan manajemen yang brilian dari seorang team leader. Tim yang hebat adalah tim yang dapat saling memahami satu sama lain, baik dari cara maupun sistem kerjanya. Bukan sekedar mengandalkan kemampuan individu yang hebat, tetapi bagaimana semua kehebatan individu-individu tersebut dapat terorganisir dengan baik.

6. Dibangun diatas kekuatan individu

Seperti telah dijelaskan dalam poin 5 bahwa kehebatan, keunggulan dan potensi yang dimiliki oleh masing-masing anggota team seharusnya dapat diorganisir dengan baik karena akan menjadi sebuah kekuatan besar dalam mewujudkan visi dan misi sekolah. Dengan demikian kemampuan organisasi akan sangat ditentukan oleh seberapa hebat kekuatan masing-masing anggota tim yang bermuara pada kekuatan organisasi sekolah dalam mewujudkan visi dan misi sekolah.

7. Saling mendukung kepemimpinan anggota yang lain.

Dalam sebuah job description yang terdiri dari beberapa bidang pekerjaan menjadikan team leader harus membagi ke beberapa seksi. Masing-masing seksi mempunyai peran dan tanggung jawab yang sama besar. Seksi pertama harus dapat mendukung seksi kedua, seksi kedua juga harus dapat mendukung seksi pertama dan kedua. Begitu juga seterusnya.

Hal ini juga menandakan bahwa tidak akan mungkin salah satu seksi akan berhasil apabila tidak didukung oleh seksi lainnya. Seksi yang lain demikian juga. Harus saling mendukung dan memberikan dorongan demi mewujudkan visi dan misi yang hendak dicapai.

8. Membangun iklim tim

Iklim organisasi akan menjadi penentu kenyamanan dan kepiawaian seluruh anggota tim dalam bekerja. Iklim organisasi yang baik akan memberikan kontribusi besar dalam mencapai visi dan misi sekolah. Begitu juga sebaliknya, iklim kerja yang kurang baik akan memberikan dampak negatif pada seluruh anggota tim. Hal ini bermakna bahwa sehebat dan sepiawai apapun anggota tim apabila tidak didukung oleh iklim organisasi yang baik maka akan sangat sulit buat tim untuk mencapai kesuksesan yaitu menghasilkan kualitas sekolah yang baik dan kompetitif.

9. Menyelesaikan ketidaksepakatan

Salah paham, beda pendapat ataupun perdebatan merupakan warna dalam sebuah organisasi. Dengan adanya salah paham, beda pendapat, perdebatan dan saling kritik tidak akan menjadikan tim terpecah belah. Justru dengan perbedaan pendapat dan saling kritik akan menghasilkan win-win solution yang dapat diterima oleh seluruh anggota team work.

Begitu juga dengan team leader, perbedaan pendapat dan saling kritik satu sama lain harus dapat diselesaikan dengan secepatnya dan tidak berlarut-larut. Team leader juga harus mampu meyakinkan anggoat tim bahwa dengan perbedaan dan perdebatan yang ada justru akan semakin menjadi pemicu buat seluruh anggota tim untuk memperbaiki kesalahan dan segera memperbaiki kesalahan yang dibuatnya.

10. Berkomunikasi secara terbuka

Apapun permasalahan dan kesalahan yang dibuat harus dapat dijelaskan oleh team leader dengan sebaik-baiknya demi menjaga kekompakan dan soliditas team work. Team leader harus dapat mengkomunikasikan semua permasalahan yang ada dalam tim demi perbaikan dan semangat baru bagi seluruh anggota tim.

Semua harus tersampaikan dengan jelas, tegas dan memberikan kontribusi nyata bagi kemajuan sebuah organisasi pendidikan yang cemerlang, gemilang dan terbilang bagi iklim organisasi yang baik dan modern.

11. Membuat keputusan yang objektif

Win win solution merupakan sebuah kunci dalam rangka membuat dan menghasilkan keputusan yang objektif dan tidak berat sebelah. Keputusan yang baik dan objektif juga akan semakin menambah semangat bagi seluruh stake holder pendidikan.

12. Mengevaluasi efektifitasnya sendiri.

Refleksi diri adalah jalan terbaik untuk mengukur dan mengevaluasi kemampuan diri kita. Dengan releksi diri, maka tanpa kita sadari, kita juga dapat mengukur efektifitas diri sendiri sebelum mengevalusi orang lain. Apa yang akan kita lakukan, bagaimana cara melakukannya, jika menemui kendala apa solusinya, dan lain sebagainya.

12 Kekuatan dalam membangun team work yang efektif tersebut akan saling mengikat satu sama lain. Tim manajemen mutu sekolah yang merupakan garda terdepan dalam meningkatkan kualitas sekolah akan selalu berpedoman pada baseline tersebut. Dengan demikian, siklus dari 12 kekuatan tersebut akan selalu berputar sebagai evaluasi terhadap capaian dan kendala yang dihadapi dalam menuntaskan semua rencana kerja yang telah ditetapkan sekolah.

Dengan menyadari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh anggota tim maka seorang kepala sekolah ataupun ketua tim manajemen mutu sekolah akan lebih tepat apabila memberikan bimbingan dan pembinaan dari anggota tim yang tidak maksimal daripada mencari ataupun mengganti dengan anggota tim yang baru lagi.  Dengan demikian, tim akan menjadi lebih solid dan target kerja akan tercapai.

Post a Comment

0 Comments