5 Fungsi Tata Usaha Sekolah

 Menurut Keputusan Dirjen Dikdasmen No. 260 dan 261 Tahun 1996, ada beberapa fungsi tata usaha sekolah yang menunjang kegiatan sekolah yaitu:

1. Pelayanan kepada Pimpinan Sekolah
Dalam menjalankan tugas, Kepala Sekolah banyak memerlukan data dan keterangan untuk berbagai kepentingan antara lain:
a. Membuat perencanaan sekolah
b. Mengevaluasi kegiatan sekolah
c. Membina profesi guru
d. Menyusun kalender sekolah
e. Mengatur beban mengajar
f. Mengatur keuangan sekolah
g. Membantu mengatasi kesulitan belajar siswa
h. Menjawab pertanyaan orang tua siswa
i. Menyusun kegiatan ekstra kurikuler
j. Mengambil keputusan

Begitu banyak kegunaan data yang diperlukan oleh Kepala Sekolah sebagai pimpinan pendidikan dalam lingkungannya.Berbagai data dan keterangan yang dibutuhkan tidak mungkin semua dihafal di luar kepala karena terlalu banyak persoalan yang perlu diperhatikan.Oleh karena itu, bantuan tata usaha dalam mencari, menyimpan, memelihara dan menyajikan kembali data dan keterangan secara lengkap, jelas dan objektif yang dapat disajikan dalam waktu yang relatif singkat bagi keperluan Kepala Sekolah.
Data dan keterangan yang dapat diberikan oleh tata usaha berupa:
1. Data personal yang menyangkut kepegawaian
2. Data kesiswaan
3. Data keuangan
4. Data perlengkapan dan inventaris sekolah
5. Data tentang kurikulum dan evaluasi belajar
6. Data tentang kegiatan ekstra kurikuler
7. Data tentang hubungan sekolah dengan masyarakat

2. Bantuan kepada Guru
Dalam hubungan dengan siswa, peranan guru sangat besar.Memang tugas utamanya mengajar, tapi dalam menghadapi makhluk hidup yang mempunyai karakteristik bermacam-macam mempunyai kesulitan tersendiri. Sehingga perlu pendekatan yang tidak sama terhadap siswa, karena kebutuhannya berlainan. Untuk membantu guru agar dapat mengkonsentrasikan dirinya dalam menjalani tugas-tugasnya, perlu diberi bantuan sehingga beban tugasnya menjadi lebih ringan.
Bantuan kepada guru yang dapat diberikan oleh tata usaha sekolah antara lain:
a. Data tentang siswa dan latar belakangnya
b. Data kemajuan belajar
c. Data kehadiran
d. Data kelas

3. Pelayanan kepada Siswa
Penyediaan sarana belajar tidak lain agar siswa dapat tumbuh dan berkembang sebagai suatu pribadi secara keseluruhan yang lengkap melalui perubahan tingkah laku sebagai hasil proses pembelajaran.
Untuk dapat melayani kepentingan siswa, sekolah berkewajiban mengenal setiap diri anak sebagai siswa yang menjadi asuhannya. Guru perlu mengetahui taraf kemajuan dan perkembangan siswa dengan persis. Caranya dengan menyediakan segala macam data dan keterangan yang objektif.Untuk melayani data dan keterangan ini diperlukan tempat pengumpulan, penyediaan, dan pengelolaan agar dapat memberikan informasi yang objektif kepada pihak-pihak yang memerlukan. Inilah peran tata usaha dalam membantu kelangsungan proses pembelajaran.

4. Menyediakan berbagai Keperluan bagi Kelancaran Pengajaran
Dengan menyediakan segala keterangan yang diperlukan dalam pengajaran baik yang diperlukan oleh guru maupun siswa, proses pembelajaran dapat berjalan dengan lancar.Misalnya kepada guru, tata usaha menyediakan dokumen tentang siswa, kemajuan belajar sebelumnya, latar belakang siswa dan sebagainya. Kepada siswa tata usaha dapat memberikan bantuan sarana belajar seperti buku paket, alat-alat dan media belajar yang akan digunakan siswa. Selain itu yang harus disediakan adalah fasilitas fisik material yang menunjang kelancaran proses mengajar guru dan siswa. Dengan demikian baik guru maupun siswa dapat mengkonsentrasikan kegiatannya kepada pelajaran.

5. Mengatur dan Memelihara berbagai Perlengkapan Sekolah
Pemakaian yang sering menyebabkan barang secara berangsur-angsur mengalami keausan atau kerusakan.Pemeliharaan terhadap barang sering tidak dirasakan sebagai suatu kebutuhan sebagaimana dirasakan saat barang belum tersedia.

Semua barang milik sekolah harus dipelihara agar pemakaiannya lebih tahan lama, krena itu perlu dilakukan pemeliharaan yang teratur secara berkala.Tata usaha selain bertanggung jawab dalam pemeliharaan barang-barang milik sekolah juga bertanggung jawab dalam mengatur dan menyimpan pada tempat yang paling cocok dengan kebutuhan pemakaiannya.Barang-barang yang tersimpan harus diperhatikan selain kegunaan dan keamanannya juga harus diperhatikan seni menata dan meletakkannya agar harminis secara keseluruhan serta dapat digunakan secara efektif.

Agar barang-barang dapat dipakai secara efektif sebaiknya diatur sebagai berikut:
1. Ada petugas yang diberi kepercayaan untuk menggunakan, memelihara, memperbaiki, dan mengawasinya.
2. Barang ditempatkan pada tempat tertentu, seperti mesin fotokopi atau mesin stensil.